Privacybeleid

2. Wie wij zijn en hoe u ons bereikt

DR Administraties B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in dit privacybeleid beschreven, voor zover wij daarbij optreden als verwerkingsverantwoordelijke.

Bedrijfsgegevens

• DR Administraties B.V.
• KvK-nummer: 90308476
• Adres: Aelbrechtskolk 45 B 01, 3025 HB Rotterdam
• E-mail: info@dradministraties.nl
• Telefoon: +31 6 1901 0257
• Website: dradministraties.nl

Rol van DR Administraties

Voor onze eigen website, offertes, klantcommunicatie, facturatie en relatiebeheer treden wij doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerken wij persoonsgegevens binnen de administratie of salarisadministratie van een klant, dan kan onze klant de verwerkingsverantwoordelijke zijn en DR Administraties de verwerker. In dat geval verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend op basis van de afspraken met die klant en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, die wij ontvangen in het kader van onze dienstverlening of die automatisch worden verwerkt wanneer u onze website bezoekt. Welke gegevens dat zijn, hangt af van de aard van het contact of de dienst die u afneemt.

Gegevens van websitebezoekers, leads en contactpersonen

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en bedrijfstype
• Onderwerp en inhoud van uw bericht
• Afspraakgegevens wanneer u via onze website een gesprek plant
• IP-adres, browsergegevens, cookievoorkeuren en technische websitegegevens

Gegevens van zakelijke klanten

• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Naam van contactpersoon of eigenaar
• Zakelijke adresgegevens
• E-mailadres en telefoonnummer
• Bankrekeningnummer
• Factuur- en betaalgegevens
• Financiële administratie en gegevens die nodig zijn voor boekhouding, rapportages en belastingaangiften

Gegevens van particuliere klanten en natuurlijke personen

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• E-mailadres en telefoonnummer
• Bankrekeningnummer
• Burgerservicenummer (BSN), uitsluitend indien noodzakelijk voor fiscale of loon-gerelateerde dienstverlening
• Gegevens die nodig zijn voor aangiften, advies of andere fiscale verplichtingen

Aanvullende gegevens bij specifieke diensten

Bij salarisadministratie, DGA-verloning of ondersteuning bij werkgeversverplichtingen kunnen wij aanvullende personeels- en loongegevens verwerken, zoals naam-, adres- en woonplaatsgegevens, BSN, geboortedatum, salarisinformatie, contractgegevens, uren- of verlofgegevens en gegevens die nodig zijn voor loonheffingen.

Bij expat- en internationale fiscale dienstverlening kunnen wij aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn voor aangiften, migratiejaar-aangiften, M-formulieren, internationale fiscale beoordeling of communicatie met bevoegde instanties.

4. Waarom wij persoonsgegevens verwerken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Meestal is dat omdat de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, op basis van een gerechtvaardigd belang of omdat u toestemming heeft gegeven.

Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor:

• het beantwoorden van vragen, contactverzoeken en offerte-aanvragen;
• het plannen en bevestigen van afspraken;
• het uitvoeren van administratieve, boekhoudkundige, salaris- en fiscale diensten;
• het verwerken van betalingen, facturen en debiteurenbeheer;
• het opstellen van rapportages, jaarrekeningen en aangiften;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale administratie- en bewaarplichten;
• het beveiligen en verbeteren van onze website, systemen en dienstverlening;
• het verzenden van nieuwsbrieven of updates, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven of dit wettelijk is toegestaan.

Grondslagen die wij gebruiken

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• voldoen aan een wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang, zoals relatiebeheer, dienstverlening, beveiliging, kwaliteitsverbetering en het voorkomen van misbruik;
• toestemming, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of marketingcommunicatie als die toestemming vereist is.

Geautomatiseerde besluitvorming

DR Administraties neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen hebben. Beslissingen over dienstverlening, acceptatie, advies of fiscale verwerking worden niet volledig door geautomatiseerde systemen genomen zonder menselijke beoordeling.

5. Website, contactformulieren, afspraakplanning en cookies

Wanneer u onze website bezoekt, een formulier invult of een afspraak plant, verwerken wij gegevens die nodig zijn om de website te laten functioneren, uw aanvraag te behandelen en onze online dienstverlening te verbeteren.

Formulieren en afspraakverzoeken

Via onze website kunt u contact met ons opnemen of een afspraak inplannen. Daarbij kunnen wij onder meer uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfstype, onderwerp, bericht en afspraakgegevens verwerken. Deze gegevens gebruiken wij om uw verzoek te beantwoorden, een kennismakingsgesprek te plannen en onze dienstverlening voor te bereiden.

Wanneer u een afspraak plant via de agenda op onze website, kunnen uw gegevens ook worden verwerkt door de door ons gebruikte afspraak- of agendatool. Voor zover daarbij derden betrokken zijn, maken wij daarover passende afspraken of verwijzen wij aanvullend naar hun eigen privacydocumentatie.

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij kunnen de volgende categorieën cookies gebruiken:

• Noodzakelijke cookies: voor het technisch functioneren van de website en basisbeveiliging.
• Analytische cookies: om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en hoe wij prestaties en gebruikservaring kunnen verbeteren.
• Voorkeurscookies: om instellingen of voorkeuren te onthouden.
• Marketingcookies: alleen voor zover deze op de website zijn ingeschakeld en u daarvoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor advertentiemeting of remarketing.

Analytische tools en toestemming

Op basis van onze huidige privacyinformatie kan de website gebruikmaken van analytische tools zoals Google Analytics. Daarbij streven wij ernaar privacyvriendelijke instellingen te gebruiken, zoals het beperken van onnodige gegevensdeling en waar passend het anonimiseren van IP-adressen.

Als marketing- of social-mediacookies worden gebruikt, plaatsen wij deze alleen voor zover dat onder de geldende regels is toegestaan en, waar nodig, pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookie-instellingen. U kunt uw voorkeuren later altijd wijzigen of uw toestemming intrekken.

Cookies beheren

U kunt cookies beheren via onze cookiebanner of cookie-instellingen, voor zover deze op de website beschikbaar zijn. Daarnaast kunt u via uw browser opgeslagen cookies verwijderen of het plaatsen van cookies blokkeren. Houd er rekening mee dat onderdelen van de website hierdoor mogelijk minder goed werken.

6. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van de wet of wanneer dat noodzakelijk is voor het onderbouwen van onze dienstverlening of juridische positie.

Hoofdregels voor bewaartermijnen

• Administratieve basisgegevens, facturen en gegevens die onderdeel uitmaken van de fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, of langer als een specifieke wettelijke uitzondering geldt.
• Gegevens over onroerende zaken of bepaalde internationale btw-regelingen kunnen langer moeten worden bewaard als de wet dat voorschrijft.
• Klantdossiers en relatiegegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna zo lang als redelijkerwijs nodig is voor nazorg, dossiervorming, geschillenafhandeling of wettelijke verplichtingen.
• Gegevens van prospects of contactaanvragen: niet langer dan nodig om het contact af te handelen of de commerciële relatie te beoordelen.
• Nieuwsbrief- of marketingtoestemmingen: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.

Hoe wij met bewaartermijnen omgaan

Wij beoordelen periodiek of persoonsgegevens nog nodig zijn. Zodra gegevens niet meer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt, verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens waar mogelijk.

De exacte bewaartermijn kan per dossier verschillen. Dat hangt af van het type dienstverlening, de toepasselijke fiscale regels, eventuele contractuele afspraken en de aard van de gegevens.

7. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u ons daarvoor toestemming heeft gegeven.

Categorieën ontvangers

Wij kunnen persoonsgegevens delen met onder meer:

• de Belastingdienst of andere bevoegde instanties wanneer dit nodig is voor aangiften, wettelijke verplichtingen of correspondentie namens u;
• softwareleveranciers van boekhoud-, administratie-, salaris- of rapportagesystemen die wij gebruiken om onze diensten te leveren;
• IT-dienstverleners, cloud- en hostingproviders en e-mailproviders voor beheer, beveiliging en continuïteit van onze systemen;
• betaal- en facturatiedienstverleners voor de verwerking van betalingen en administratieve afhandeling;
• afspraak- of communicatietools wanneer u via de website een afspraak aanvraagt of met ons communiceert;
• externe adviseurs of professionals als dat voor een specifieke opdracht nodig is en binnen de toepasselijke geheimhoudings- en privacykaders valt.

Verwerkers en afspraken

Als derden namens ons persoonsgegevens verwerken, zorgen wij voor passende contractuele afspraken, zoals verwerkersovereenkomsten, zodat persoonsgegevens ook bij die partijen zorgvuldig en vertrouwelijk worden verwerkt.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, treffen wij daarvoor passende waarborgen voor zover de AVG dat vereist, bijvoorbeeld via standaardcontractbepalingen of doorgifte aan partijen in landen met een passend beschermingsniveau.

8. Uw rechten onder de AVG

Als wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u verschillende privacyrechten. Welke rechten precies van toepassing zijn, hangt af van de situatie en de grondslag van de verwerking.

U kunt onder meer een beroep doen op

• recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• recht op rectificatie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van gegevens, voor zover wij die niet langer hoeven te bewaren;
• recht op beperking van de verwerking in bepaalde situaties;
• recht van bezwaar tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang of direct marketing;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens voor zover dat wettelijk van toepassing is;
• recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.

Hoe u een verzoek indient

U kunt een verzoek indienen via info@dradministraties.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek in behandeling nemen.

Wij reageren in beginsel binnen 1 maand op uw verzoek. Als een verzoek complex is of als wij veel verzoeken tegelijk ontvangen, mogen wij deze termijn in uitzonderlijke gevallen verlengen. Wij informeren u daar dan tijdig over.

Wanneer een verzoek niet volledig kan worden uitgevoerd

Soms kunnen wij een verzoek niet of niet volledig uitvoeren. Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens nog moeten bewaren op grond van fiscale wetgeving, om een overeenkomst uit te voeren of om ons te kunnen verweren in een juridisch geschil. In dat geval leggen wij u uit welke beperking geldt en waarom.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens serieus. Daarom treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan.

Voorbeelden van maatregelen

• Gebruik van beveiligde verbindingen zoals SSL/TLS
• Toegangsbeperking tot systemen en dossiers op basis van noodzaak
• Sterke wachtwoorden en waar passend aanvullende toegangsbeveiliging
• Regelmatige back-ups en updatebeheer
• Beveiligingssoftware en monitoring van systemen
• Afspraken met medewerkers en leveranciers over vertrouwelijkheid en zorgvuldige omgang met gegevens

Datalekken en incidenten

Als zich ondanks onze maatregelen een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij of sprake is van een datalek en nemen wij de stappen die wettelijk vereist zijn. Als dat nodig is, melden wij een datalek aan de bevoegde toezichthouder en informeren wij betrokkenen.

Heeft u aanwijzingen dat gegevens niet goed beveiligd zijn of vermoedt u misbruik? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@dradministraties.nl.

10. Klachten, contact en wijzigingen van dit beleid

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij proberen klachten en vragen altijd eerst zorgvuldig samen met u op te lossen.

Contactgegevens

DR Administraties B.V.
Aelbrechtskolk 45 B 01, 3025 HB Rotterdam
E-mail: info@dradministraties.nl
Telefoon: +31 6 1901 0257
Website: dradministraties.nl

Klachten

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving wijzigt, onze dienstverlening verandert of wij nieuwe systemen gaan gebruiken. De meest actuele versie publiceren wij op onze website.