Algemene voorwaarden

Artikel 2. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• DR Administraties: DR Administraties B.V., gevestigd te Rotterdam.
• Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met DR Administraties een overeenkomst sluit of daarover in onderhandeling is.
• Partijen: DR Administraties en de klant gezamenlijk.
• Diensten: alle administratieve, boekhoudkundige, fiscale, salaris-, rapportage-, advies- en aanverwante werkzaamheden die DR Administraties aanbiedt of uitvoert.
• Meerwerk: werkzaamheden die buiten de afgesproken dienst, het pakket, de offerte of de gebruikelijke omvang van de opdracht vallen.
• Schriftelijk: per brief, e-mail, digitaal akkoord of andere reproduceerbare elektronische communicatie.

Waar in deze voorwaarden wordt gesproken over de klant, kan dat gaan om een zzp'er, eenmanszaak, vof, bv, dga, expat-ondernemer, particulier of andere opdrachtgever, afhankelijk van de aard van de overeenkomst.

Artikel 3. Aanbiedingen, offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Aanbiedingen en offertes van DR Administraties zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders is vermeld. Een offerte of aanbod is in beginsel 30 dagen geldig, tenzij daarin een andere termijn staat vermeld.

Een offerte geldt alleen voor de daarin genoemde werkzaamheden en niet automatisch voor aanvullende opdrachten, uitbreiding van bestaande werkzaamheden of toekomstige overeenkomsten.

Een overeenkomst komt tot stand zodra:

• de klant een offerte of aanbod schriftelijk of elektronisch aanvaardt;
• DR Administraties de opdracht schriftelijk bevestigt; of
• DR Administraties op verzoek van de klant met de uitvoering van de werkzaamheden begint.

Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte behoudt DR Administraties zich het recht voor om de offerte of het aanbod binnen 3 werkdagen na ontvangst van de aanvaarding alsnog in te trekken.

Mondelinge afspraken binden DR Administraties pas nadat deze schriftelijk of elektronisch door DR Administraties zijn bevestigd.

Artikel 4. Uitvoering van de dienstverlening

DR Administraties voert de overeenkomst uit naar beste inzicht en vermogen en met de zorg die van een professioneel administratiekantoor mag worden verwacht. De dienstverlening van DR Administraties is in beginsel een inspanningsverbintenis en niet een resultaatsverbintenis.

DR Administraties mag bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikmaken van derden, softwareleveranciers, cloudsystemen, communicatieplatforms, salaris- of boekhoudpakketten en andere hulppersonen, voor zover dat redelijkerwijs nodig is voor een goede uitvoering van de dienstverlening.

Werkzaamheden starten zodra de benodigde gegevens tijdig zijn ontvangen en, als dat is afgesproken, de eerste factuur is betaald. Termijnen voor uitvoering, oplevering, aangiften, rapportages of andere werkzaamheden zijn indicatief, tenzij partijen schriftelijk uitdrukkelijk een fatale termijn zijn overeengekomen.

DR Administraties baseert haar werkzaamheden en adviezen op de informatie die de klant verstrekt. DR Administraties is niet gehouden om alle door de klant aangeleverde informatie zelfstandig op juistheid, volledigheid of rechtmatigheid te controleren, tenzij dit uitdrukkelijk onderdeel is van de opdracht.

DR Administraties is niet verantwoordelijk voor beslissingen, correcties, vertragingen of standpunten van de Belastingdienst, banken, softwareleveranciers, notarissen of andere derden, voor zover die buiten de directe invloedssfeer van DR Administraties vallen.

Artikel 5. Verplichtingen van de klant en informatieverstrekking

De klant zal alle gegevens, documenten, mutaties, inloggegevens, bescheiden en overige informatie die nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst tijdig, volledig, juist en in de gewenste vorm aan DR Administraties verstrekken.

De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van alle verstrekte gegevens, ook wanneer die van derden afkomstig zijn. Wijzigingen die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de opdracht, zoals veranderingen in rechtsvorm, personeel, adres, fiscale positie, partnerschap of ondernemingsactiviteiten, moeten onverwijld aan DR Administraties worden doorgegeven.

Wanneer de klant gegevens te laat, onvolledig of onjuist aanlevert, heeft DR Administraties het recht om:

• de uitvoering op te schorten;
• afgesproken termijnen te verplaatsen;
• aanvullende werkzaamheden als meerwerk in rekening te brengen; en
• eventuele extra kosten, rente, naheffingen, boetes of schade die hierdoor ontstaan aan de klant door te belasten, voor zover deze redelijkerwijs aan de klant zijn toe te rekenen.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de onderneming, de keuzes die hij maakt op basis van ontvangen adviezen en het tijdig accorderen of aanleveren van stukken wanneer daarvoor medewerking van de klant nodig is.

Artikel 6. Prijzen, meerwerk en facturatie

Alle door DR Administraties gehanteerde prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Eventuele bijkomende kosten, zoals kosten van derden, aanvullende software, spoedwerk, extra mutaties of werkzaamheden buiten de afgesproken omvang van de opdracht, kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.

Voor terugkerende dienstverlening, zoals maandpakketten, geldt de prijs zoals opgenomen in de offerte, opdrachtbevestiging of actuele prijsafspraak. Voor losse diensten, maatwerk of advieswerkzaamheden kan DR Administraties een vaste prijs, richtprijs of uurtarief hanteren.

Onder meer de volgende situaties kunnen als meerwerk worden aangemerkt:

• overschrijding van het afgesproken aantal facturen, mutaties of administratieve posten;
• achterstallige administratie, correctiewerk of herstelwerk;
• extra entiteiten, vennoten, dga's of medewerkers;
• aanvullende adviesuren of spoedverzoeken;
• werkzaamheden die buiten het pakket of de oorspronkelijke opdracht vallen.

Tenzij anders overeengekomen, factureert DR Administraties terugkerende diensten maandelijks vooruit. Eenmalige diensten of meerwerk kunnen vooraf, tussentijds of achteraf worden gefactureerd.

DR Administraties mag prijzen jaarlijks indexeren en daarnaast tussentijds aanpassen wanneer sprake is van gewijzigde wet- en regelgeving, aantoonbaar hogere kosten van leveranciers of software, uitbreiding van de opdracht of een wijziging in de dienstverlening.

Bij een structurele prijswijziging van een lopende terugkerende overeenkomst zal DR Administraties de klant hierover vooraf informeren. Als de klant daarmee niet akkoord gaat, mag de klant de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand, tenzij de prijswijziging uitsluitend het gevolg is van wetgeving, belastingmaatregelen, doorberekening van externe kosten of een wijziging in de omvang van de opdracht.

Artikel 7. Betaling, verzuim en incasso

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden zonder opschorting, korting of verrekening, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Bij zakelijke klanten geldt dat de klant na het verstrijken van de betalingstermijn van rechtswege in verzuim is. Bij consumenten geldt verzuim pas nadat de wettelijk vereiste aanmaning of veertiendagenbrief correct is verstrekt en de daarin genoemde termijn ongebruikt is verstreken.

Vanaf het moment van verzuim is de klant rente verschuldigd. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente. Voor consumenten geldt de wettelijke rente. Daarnaast komen buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van de klant conform de wet en de toepasselijke staffel. Voor consumenten worden deze kosten pas in rekening gebracht nadat aan de wettelijke vereisten is voldaan.

Betalingen van de klant worden eerst in mindering gebracht op verschuldigde kosten en rente en daarna op de oudste openstaande factuur.

Wanneer de klant niet tijdig betaalt, heeft DR Administraties het recht om:

• de uitvoering van werkzaamheden op te schorten;
• toegang tot systemen, rapportages of dienstverlening tijdelijk te beperken;
• vooruitbetaling of aanvullende zekerheid te verlangen; of
• de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, onverminderd het recht op betaling van reeds verrichte werkzaamheden.

In geval van faillissement, surseance van betaling, liquidatie, beslag, schuldsanering of een andere omstandigheid waaruit blijkt dat de klant zijn verplichtingen waarschijnlijk niet meer zal nakomen, worden alle openstaande vorderingen van DR Administraties onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 8. Duur van de overeenkomst, opzegging en opschorting

Een overeenkomst wordt aangegaan voor de duur die in de offerte, opdrachtbevestiging of prijsafspraak is vermeld. Als geen specifieke duur is afgesproken en de dienstverlening een terugkerend karakter heeft, geldt de overeenkomst als aangegaan voor onbepaalde tijd.

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, kan een overeenkomst voor onbepaalde tijd schriftelijk of per e-mail worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand. Opzegging vindt plaats tegen het einde van de lopende maand. Lopende werkzaamheden, reeds gemaakte kosten en openstaande facturen blijven verschuldigd.

Een overeenkomst voor bepaalde tijd kan tussentijds alleen worden beëindigd als dat schriftelijk is overeengekomen of wanneer de wet dat voorschrijft.

DR Administraties heeft het recht om de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen als:

• de klant in verzuim is met betaling;
• de klant onvoldoende of onjuiste informatie verstrekt;
• de klant niet of onvoldoende meewerkt;
• sprake is van misbruik, fraude of onrechtmatig handelen; of
• voortzetting van de dienstverlening in redelijkheid niet meer van DR Administraties kan worden verlangd.

Na beëindiging van de overeenkomst zal DR Administraties desgevraagd in redelijkheid meewerken aan overdracht van het dossier of een aansluiting op een opvolgend adviseur, mits openstaande facturen zijn voldaan of daarover duidelijke afspraken zijn gemaakt.

Artikel 9. Aansprakelijkheid, overmacht en vrijwaring

DR Administraties is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover die aansprakelijkheid niet door de wet is uitgesloten of beperkt.

DR Administraties is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of stagnatieschade;
• schade die ontstaat doordat de klant onjuiste, onvolledige of te late informatie heeft verstrekt;
• schade die voortvloeit uit beslissingen of interpretaties van de klant, de Belastingdienst of andere derden;
• het niet verkrijgen van een beoogd fiscaal voordeel, subsidie, financiering of goedkeuring, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Voor zover wettelijk toegestaan, is de aansprakelijkheid van DR Administraties beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende deel van de opdracht in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan de klant is gefactureerd.

Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van DR Administraties waardoor nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is, waaronder in ieder geval wordt verstaan: stroom- of internetstoringen, storingen bij overheidsportalen of softwareleveranciers, ziekte of uitval van sleutelfunctionarissen, cyberincidenten, pandemieën, overheidsmaatregelen, brand, stakingen en andere ernstige verstoringen in de bedrijfsvoering.

Tijdens overmacht worden de verplichtingen van DR Administraties opgeschort. Duurt een overmachtsituatie langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid. Reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten mogen in dat geval wel in rekening worden gebracht.

De klant vrijwaart DR Administraties tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of onrechtmatige informatie of instructies van de klant.

Artikel 10. Vertrouwelijkheid, privacy, klachten, toepasselijk recht en contact

DR Administraties zal vertrouwelijk omgaan met alle niet-openbare informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de klant ontvangt, behalve voor zover verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, op grond van een wettelijke verplichting moet plaatsvinden of de informatie al rechtmatig openbaar is.

Alle intellectuele eigendomsrechten op door DR Administraties ontwikkelde modellen, formats, werkwijzen, rapportages, teksten, adviezen, dashboards, templates en overige materialen blijven bij DR Administraties of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De klant krijgt uitsluitend een gebruiksrecht voor de eigen interne bedrijfsvoering voor zover dat uit de overeenkomst voortvloeit.

Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt daarnaast het privacybeleid van DR Administraties zoals gepubliceerd op de website. Indien DR Administraties persoonsgegevens namens een klant verwerkt, kunnen aanvullende afspraken gelden, zoals een verwerkersovereenkomst.

Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk aan DR Administraties te worden gemeld via info@dradministraties.nl, zodat partijen eerst samen kunnen proberen een passende oplossing te vinden.

Op alle overeenkomsten tussen DR Administraties en de klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar DR Administraties is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

DR Administraties mag deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website. Bij materiële wijzigingen die relevant zijn voor lopende overeenkomsten zal DR Administraties de klant hierover waar redelijk mogelijk vooraf informeren.

Contactgegevens

DR Administraties B.V.
Albrechtkolk 45B01, 3025 HB Rotterdam
E-mail: info@dradministraties.nl
Telefoon: +31 6 1901 0257
Website: dradministraties.nl