De 5 meest gemaakte fouten in je administratie

Als ondernemer of ZZP'er draait je bedrijf niet alleen om het leveren van diensten of producten, maar ook om een correcte administratie. Helaas zien we in de praktijk regelmatig dat ondernemers tegen dezelfde administratieve fouten aanlopen. Deze fouten kunnen niet alleen tijdrovend zijn om te herstellen, maar ook kostbaar door gemiste aftrekposten of zelfs boetes van de Belastingdienst. In dit artikel zetten we de vijf meest gemaakte fouten in je administratie op een rij en geven we praktische tips om deze te voorkomen.

1. Vermenging van zakelijke en privé-uitgaven

Een van de meest voorkomende fouten is het door elkaar halen van zakelijke en privé-uitgaven. Dit bemoeilijkt niet alleen je administratie, maar kan ook tot fiscale onduidelijkheid leiden. Als je privé-uitgaven abusievelijk als zakelijke kosten opvoert, kan dit bij een controle leiden tot naheffingen en boetes.

Veel ondernemers beginnen zonder aparte zakelijke rekening, waardoor persoonlijke en zakelijke transacties gemengd raken. Dit maakt het achteraf bijzonder lastig om precies te bepalen welke uitgaven zakelijk waren.

Praktische oplossing: Open direct bij de start van je onderneming een aparte zakelijke bankrekening en gebruik deze consequent alleen voor je bedrijf. Zorg ervoor dat je altijd je zakelijke pinpas gebruikt voor zakelijke uitgaven en je privépas voor persoonlijke aankopen. Dit zorgt voor een heldere scheiding en maakt je administratie aanzienlijk eenvoudiger.

2. Onvoldoende reservering voor belastingen en btw

Veel ondernemers vergeten dat het btw-bedrag op hun facturen niet van henzelf is, maar slechts tijdelijk 'in bewaring' wordt gehouden voor de Belastingdienst. Ook maken velen geen of onvoldoende reservering voor inkomstenbelasting, waardoor ze voor onaangename verrassingen komen te staan bij aangifte.

Ondernemers die alle inkomsten direct besteden zonder rekening te houden met toekomstige belastingverplichtingen, kunnen in liquiditeitsproblemen komen wanneer de belastingaangifte moet worden voldaan.

Praktische oplossing: Reserveer bij elke betaalde factuur direct het btw-bedrag op een aparte spaarrekening. Houd daarnaast ongeveer 20% van je winst apart voor inkomstenbelasting. Dit percentage kan variëren afhankelijk van je inkomen en persoonlijke situatie, maar biedt een goede basis. Op deze manier voorkom je financiële stress bij het betalen van je belastingen.

3. Fouten in btw-aangifte

Bij de btw-aangifte worden regelmatig fouten gemaakt die tot onnodige boetes kunnen leiden. Veelvoorkomende fouten zijn:

• Het invoeren van facturen op betaaldatum in plaats van factuurdatum
• Het aangeven van btw in de verkeerde periode
• Het hanteren van onjuiste btw-tarieven
• Verschil tussen btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting

Met name de verwarring tussen factuurdatum en betaaldatum zorgt voor problemen. Voor de btw-aangifte is de factuurdatum leidend, niet wanneer de betaling is ontvangen of gedaan.

Praktische oplossing: Gebruik gespecialiseerde boekhoudsoftware die automatisch de juiste btw-tarieven toepast en je helpt bij het correct indienen van je btw-aangiften. Plan vaste momenten in je agenda om je administratie bij te werken en bereid je btw-aangifte tijdig voor. Controleer altijd of je de juiste periode aangeeft en of je alle facturen op factuurdatum hebt verwerkt.

4. Onvolledige of niet-tijdige administratie

Voor veel ondernemers is het bijhouden van de boekhouding niet hun favoriete bezigheid. Hierdoor wordt het vaak uitgesteld, waardoor bonnetjes kwijtraken en transacties niet of verkeerd worden geboekt. Een onvolledige administratie kan leiden tot gemiste aftrekposten en dus onnodig hoge belastingafdrachten.

Het niet tijdig bijwerken van je administratie zorgt er ook voor dat je geen actueel inzicht hebt in je financiële situatie, wat belangrijke bedrijfsbeslissingen kan bemoeilijken.

Praktische oplossing: Maak er een gewoonte van om wekelijks een vast moment te reserveren voor je administratie. Gebruik een mobiele app om bonnetjes direct te fotograferen en digitaal op te slaan. Door je administratie consequent bij te houden, bespaar je niet alleen tijd op de lange termijn, maar heb je ook steeds een actueel beeld van je financiën.

5. Niet benutten van fiscale voordelen en aftrekposten

Veel ondernemers laten fiscale voordelen liggen doordat ze onvoldoende op de hoogte zijn van beschikbare aftrekposten. Denk aan de zelfstandigenaftrek, startersaftrek, MKB-winstvrijstelling, investeringsaftrek of specifieke regelingen zoals de kleineondernemersregeling (KOR).

Ook het niet correct afschrijven van investeringen leidt tot gemiste belastingvoordelen. Investeringen boven de €450 moeten over meerdere jaren worden afgeschreven, tenzij je gebruikmaakt van willekeurige afschrijving als startende ondernemer.

Praktische oplossing: Verdiep je in de fiscale regelingen die voor jou van toepassing kunnen zijn of schakel een boekhouder in die je hierover kan adviseren. Houd een nauwkeurige urenregistratie bij om aan het urencriterium te voldoen voor ondernemersfaciliteiten. Controleer jaarlijks of er nieuwe fiscale regelingen zijn waarvan je gebruik kunt maken.

Conclusie

Een goede administratie is essentieel voor elke ondernemer. Door bovenstaande veelgemaakte fouten te vermijden, bespaar je niet alleen tijd en frustratie, maar ook geld. Investeer in een goed boekhoudprogramma, houd je administratie consequent bij en zorg voor voldoende kennis over fiscale regelingen.

Wil je meer weten over hoe je je administratie optimaal kunt inrichten of heb je hulp nodig bij het voorkomen van deze fouten? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies. Bij DR Administraties helpen we je graag je administratie op orde te brengen en te houden.