Onze werkwijze
DR Administraties is een administratiekantoor in Rotterdam dat zzp'ers en mkb-ondernemers compleet ontzorgt op het gebied van boekhouding. We hanteren een professionele, persoonlijke en transparante aanpak. Zo is je administratie geen bron van stress meer, maar juist een bron van rust en inzicht.
Of je nu net bent gestart als zzp'er en je eenmanszaak hebt ingeschreven bij de KvK, of al jaren ondernemer bent – wij passen onze dienstverlening aan op jouw situatie en wensen. We zorgen voor heldere afspraken en proactieve communicatie, zodat je altijd weet waar je aan toe bent en niet voor verrassingen komt te staan.
Kies je voor een van onze vaste maandabonnementen, waarbij wij jouw boekhouding verzorgen? Of doe je liever zelf je boekhouding met onze begeleiding? In beide gevallen blijft onze werkwijze gelijk: duidelijk, persoonlijk en volledig gericht op jouw behoeften.
Hieronder lees je hoe wij stap voor stap te werk gaan bij het opzetten én onderhouden van jouw administratie.
Van intake tot advies: onze aanpak in vijf stappen
1 Intakegesprek – persoonlijk kennismaken
Elk nieuw traject start met een gratis en vrijblijvend intakegesprek. We plannen een kennismakingsgesprek waarin we jou en je onderneming beter leren kennen. Tijdens deze intake bespreken we jouw huidige situatie, eventuele knelpunten en specifieke wensen. Je krijgt ook de gelegenheid om vragen te stellen en onze werkwijze als administratiekantoor te leren kennen.
Zo krijgen we een compleet beeld van jouw behoeften en kunnen we inschatten welke ondersteuning of welk pakket het beste bij je past. Dit gesprek is vooral bedoeld om wederzijds vertrouwen op te bouwen – na afloop weet je precies wat je van ons kunt verwachten.
2 Inrichting van je administratie
Na het intakegesprek wachten wij op jouw akkoord tot samenwerking. Zodra je akkoord is ontvangen, sturen wij je een overzichtelijke checklist met alle benodigde documenten en gegevens om je administratie correct en volledig op te zetten. We verzoeken je om deze stukken zo compleet mogelijk aan te leveren.
Wanneer wij alle gevraagde informatie hebben ontvangen, starten we direct met de inrichting van je administratie. We verwerken alles in Exact Online – een betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en efficiënt online boekhoudpakket dat uitstekend aansluit op de wensen van zzp'ers en eenmanszaken.
Het administratiesysteem wordt vanaf het begin zorgvuldig en slim ingericht: van het aanmaken van de juiste boekhoudcategorieën tot het instellen van handige automatiseringen die je werk uit handen nemen.
Ben je al klant bij een ander administratiekantoor en wil je overstappen naar DR Administraties? Geen zorgen – als je tijdens het intakegesprek hebt aangegeven te willen overstappen, ontvang je van ons een aangepaste checklist met aanvullende gegevens die we hiervoor nodig hebben. Wij begeleiden het overstapproces van A tot Z en nemen de volledige overdracht vlekkeloos voor je uit handen.
Zodra alles is ingericht en eventueel bestaande gegevens zijn overgezet en bijgewerkt, is je boekhouding volledig op orde. Je krijgt via Exact Online inzicht in je financiële situatie op elk moment binnen de afgesproken updatefrequentie, afhankelijk van de door jou gekozen onderhoudstermijnen en de tijdige aanlevering van je gegevens. Uiteraard voldoet je administratie aan alle wettelijke vereisten.
3 Koppeling van bankrekening (bankkoppeling)
Na het inrichten van je administratie koppelen wij je zakelijke bankrekening(en) aan het boekhoudsysteem. Dankzij deze bankkoppeling worden je banktransacties automatisch ingelezen in Exact Online. Dit bespaart tijd en vermindert het risico op fouten.
Nieuwe transacties worden op basis van de gekozen abonnementsvorm en bij tijdige aanlevering van overige administratieonderdelen regelmatig verwerkt, zodat je boekhouding actueel blijft. Hierdoor heb je inzicht in je inkomsten en uitgaven op elk moment binnen de afgesproken onderhoudsfrequentie. Je administratie blijft zo overzichtelijk, volledig én goed afgestemd op je dagelijkse praktijk.
4 Facturenbeheer en verwerking
Een belangrijk onderdeel van de boekhouding is het beheer van verkoop- en inkoopfacturen. Je kunt eenvoudig je verkoop- en inkoopfacturen aanleveren via e-mail of uploaden in het boekhoudpakket. Gebruik je de Exact Online app? Dan kun je door middel van een foto je bonnen snel en eenvoudig doorsturen.
Wij zorgen ervoor dat alle verkoop- en inkoopfacturen correct worden verwerkt in je administratie. Wil je daarnaast ook je verkoopfacturen opmaken via ons systeem? Dat kan – we bieden een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk facturatieprogramma.
Op basis van de gekozen onderhoudsfrequentie en tijdige aanlevering verwerken wij je documenten zorgvuldig. Zo heb je actueel inzicht in openstaande posten: welke facturen nog moeten worden betaald en welke al voldaan zijn. Je administratie blijft compleet, gestructureerd en geeft je betrouwbaar overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.
5 Periodieke controle, aangiftes en advies
Als je administratie eenmaal op orde is, laten we je niet aan je lot over. We voeren periodieke controles uit – meestal maandelijks of per kwartaal – om te checken of alles nog klopt. Hierbij zorgen we er ook voor dat je BTW-aangiftes altijd tijdig en correct worden ingediend.
Aan het einde van het jaar zorgen wij voor een correcte afhandeling van de aangifte inkomstenbelasting, zodat ook deze netjes op tijd wordt afgerond. Daarnaast bespreken we regelmatig de cijfers met je en geven we proactief advies. Denk aan tips om efficiënter te werken of inzicht in welke fiscale voordelen en aftrekposten je kunt benutten als zzp'er of mkb-ondernemer.
Deze inzichten helpen je om het maximale uit je onderneming te halen en geen kansen te laten liggen. Je kunt tussentijds natuurlijk altijd bij ons terecht met vragen of voor extra ondersteuning. We zijn goed bereikbaar en staan voor je klaar wanneer je ergens over twijfelt. Met deze doorlopende begeleiding zorgen we ervoor dat je boekhouding altijd op rolletjes loopt en je nooit voor onaangename verrassingen komt te staan.
Klaar voor een zorgeloze administratie?
Heb je interesse in onze werkwijze of wil je zelf ervaren hoe het is om zonder administratieve zorgen te ondernemen? Neem dan gerust contact met ons op of plan direct een gratis kennismakingsgesprek. We staan klaar om je te helpen en al je vragen te beantwoorden.
Met DR Administraties als jouw boekhouder kun je erop rekenen dat je boekhouding geen last meer is, maar juist een krachtig hulpmiddel dat je inzicht en zekerheid biedt – elke dag opnieuw.